Искусство повелевать временем
В.А.Дьяченко
Прежде всего, необходимо уметь классифицировать работы и пользоваться этой
классификацией для определения приоритетности выполнения работ.
По важности или срочности работы можно подразделить на:
— сверхважные: при появлении такой работы все прочие останавливаются на сколь
угодно длительное время, пока не будет выполнена сверхважная работа. Примеры: тушение
пожара, спасение утопающих, уход от милицейской погони, дележ прибыли.
— важные: при их появлении они ставятся на выполнение в первую очередь. Вместе
с тем, важная работа не прекращает выполнения других работ, если это возможно. Примеры:
срочное написание справки для налоговой инспекции, ответ на факс с пометкой “Срочно”.
— обычные: эти работы выполняются в порядке живой очереди или по
установленному графику.
По субъективному подходу обычные работы можно подразделить на:
— приятные, их также как и вкусную еду надо есть, простите — делать, в первую
очередь;
— неприятные, которые выполняются в последнюю очередь.
По смыслу работы можно подразделить на:
— нужные — это работы, смыл выполнения которых вам понятен. Такие работы
выполняются в обычном порядке.
— сомнительные — которые лично вы бы не делали, но они есть в графике работ или
их выполнение предписано начальством. Такие работы выполняются в обычном порядке, но в
последнюю очередь (а вдруг отменят задание!).
— ненужные, причем ненужность выполнения этих работ очевидна даже для вашего
начальства, но их выполнения требует еще более высокое начальство или (чаше всего)
государственные контролирующие органы. Эти работы выполняются строго по “Принципу
Усанова” (см. ниже).
По цикличности работы можно подразделить на:
— одноразовые — работы которые вы никогда доселе не делали и вряд ли будете еще
делать;
— периодические — работы, которые вам приходится выполнять время от времени;
— постоянные — работы, которые вы делаете практически каждый день.
По составу работы могут быть:
— элементарные, которые может выполнить один исполнитель, применяя
однотипную технологию работы, и работая без перерыва. Примеры: печатание на машинке
небольшого текста, звонок по телефону, езда на машине в пределах города, оформление
накладной.
— сложные, которые также выполняются одним исполнителем, но требуют перерыва
или применения нескольких технологий. Примеры: составление бухгалтерского отчета для
малого предприятия, шитье платья, текущий ремонт автомобиля.
— составные, для выполнения которых необходим труд нескольких людей разных
профессий. Примеры: выпуск промышленной продукции, издание газеты, добыча угля.
По возможности одновременного выполнения работы можно подразделить на:
— совместимые — те, которые возможно выполнять одновременно
— несовместимые — которые не могут быть выполнены вместе.
Можно предложить несколько принципов и несколько советов для тех, кто хочет
научиться управлять своим рабочим временем.
ПРИНЦИПЫ:
Принцип ПЕТУХА: “надо, не надо, а в положенное время кукарекай”. Это
следует понимать так: если работа, которую надо выполнить является периодической и ее
выполнение строго привязано ко времени (например: подача месячного отчета, выполнение
текущих анализов), то эту работу надо делать строго в то время, когда она запланирована,
независимо оттого, нравится вам эта работа или нет и независимо от того, считаете ли вы ее
нужной или нет.
Тесно связанные друг с другом Принцип ПОВАРА и Принцип ХИМИКА:
Принцип ХИМИКА: “самый длительный синтез включай первым”, то есть,
планирую несколько самостоятельно идущих работ, начинать надо с самой длительной из них,
постепенно переходя к менее продолжительным работам. Тогда вы с уверенностью можете
сказать, что все запланированные работы будут завершены в срок, равный длительности самой
продолжительной из работ
статья находится здесь
